Implantación de CRM para sector de abogacía

Situación del cliente de abogacía previa a la implantación del CRM

Un despacho de abogados gestionaba sus clientes y expedientes mediante Excel localizados en un OneDrive compartido. Guardaba toda la información en un Excel por cada cliente y en él dejaba la información relacionada con cada uno de sus expedientes. Las desventajas de esta gestión son:

  • No tener una visión global de los expedientes de un cliente. Al tener toda la información descentralizada en diferentes ficheros, se nos hace imposible tener una ficha de cliente que aglutine todos los expedientes, actividades comerciales, emails, citas, etc., que se hayan realizado con el ese cliente en concreto.
  • Imposibilidad de almacenar todos los documentos que componen un expediente judicial en una sola ficha de expediente.
  • Dificultades a la hora de hacer un seguimiento exhaustivo de todos los expedientes, a partir de su estado.
  • No poder realizar campañas de marketing según el grado de satisfacción del cliente o comunicaciones globales según el estado de cada uno de los expedientes.
  • La elaboración manual de toda la documentación jurídica sin la posibilidad de rellenar dichas plantillas automáticamente con la información del cliente o expedientes en concreto.

Como se ve, todos son procesos manuales que dependen del personal en concreto para llevarlos a cabo. La totalidad de la información estaba en manos del abogado que llevaba el caso. ¿Y si el abogado deja la compañía? ¿Quién sabe el estado de sus expedientes y de la documentación que generó si están en su ordenador? Al ser procesos tan manuales llevan un tiempo de elaboración más laborioso, y el tiempo es dinero.

Solución implantada de CRM para el cliente de abogacía

La solución implementada en el CRM para este cliente consistió en:

  • Importación y unificación de toda la información en una sola ficha del cliente. Esto nos permite ver en la ficha individual de cada cliente toda la información relativa a sus expedientes, la documentación generada, así como los emails, citas y llamadas realizadas.
  • Elaboración automática de escritos jurídicos rellenados automáticamente con la información del cliente y el expediente. Esto hace que el abogado solo tenga que revisar y adaptar la información para cada expediente. Según el tipo de expediente que sea, se definió una serie de plantillas jurídicas estándar rellenadas automáticamente con la información de la ficha del expediente de CRM. Así se agiliza la gestión de un caso jurídico en concreto.
  • Automatización de procesos. Por ejemplo, cuando cambie el estado del expediente, se manda automáticamente información al cliente para notificarle el estado de este y con la información correspondiente adjunta.
  • Análisis del estado de los expedientes mediante informes y paneles de seguimiento.
  • Generación de campañas de marketing para realizar ofertas en concreto en dependencia del nivel de contratación y fidelización de los clientes.

 Resultado y beneficios de la implantación de CRM para el cliente de abogacía

¿Qué logró el cliente tras un año de implantación del CRM?

  • Aumento de la fidelización de sus clientes debido al alto grado de satisfacción por la efectividad y agilidad de los procesos.
  • Un abogado es capaz de llevar más de 4 expedientes a la vez gracias a la automatización de procesos. Anteriormente un único abogado podía llevar un solo expediente.
  • Unificación y centralización de toda la información de clientes y expedientes. Si un abogado deja el despacho, toda la información de sus expedientes, tareas, etc., están actualizados y accesibles para toda la organización.
  • Aumento de clientes de un 80 %. Al tener una persona dedicada solo al marketing digital, fue capaz de analizar toda la información del CRM relacionada con el comportamiento de sus clientes y clientes potenciales, para diseñar campañas de marketing efectivas para mantener y capturar clientes nuevos.

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